Aktenführung und Archivierung im Kanton Nidwalden einheitlich

Der Regierungsrat des Schweizer Kantons Nidwalden hat das erste kantonale Archivierungsgesetz verabschiedet. Die Aktenführung und Archivierung von Kanton und Gemeinden soll damit auf eine solide rechtliche Basis gestellt werden. Der Entwurf wurde in der "Vernehmlassung" sehr positiv aufgenommen. Aufgrund der Rückmeldungen von selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten beantragt die Regierung die Aufhebung der Anbietepflicht in Bezug auf sensible Geschäftsverkehrsdaten.

Alle 38 Teilnehmenden der Anhörung anerkennen die Notwendigkeit und den Nutzen eines einheitlichen Archivierungsgesetzes. Die zahlreichen zustimmenden Antworten zeigen, dass klare und einheitliche Regeln zur Aktenführung und Archivierung einem Bedürfnis entsprechen. Begrüßt wird insbesondere die zusammenhängende Regelung von Aktenführung und Archivierung sowohl auf Kantons- wie auf Gemeindeebene in einem umfassenden Gesetz.

Die Behörden oder Verwaltungsstellen des Kantons, der Gemeinden und Gemeindeverbände sowie der kantonalen und kommunalen selbständigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten erhalten mit dem neuen Archivierungsgesetz eine solide Basis für ihr Informationsmanagement. Diese Organe bleiben jedoch weiterhin für die Archivierung ihrer eigenen Akten zuständig. Das neue Gesetz gibt den Rahmen vor, innerhalb dessen die ordnungsgemäße Archivierung vorgenommen werden muss.

Insbesondere die im Entwurf festgeschriebene Unterstützung durch das Staatsarchiv Nidwalden ist in der Vernehmlassung auf Zustimmung gestoßen. Zahlreiche Vernehmlassungsteilnehmende wünschen, dass vom Staatsarchiv detaillierte und einfach umsetzbare Richtlinien ausgearbeitet werden, welche die Organe bei der Aktenführung und der Archivierung unterstützen.

Die von verschiedenen Vernehmlassungseilnehmern vorgeschlagene Erarbeitung von spezifischen Verfahrensregeln für die Erstellung und Handhabung elektronischer Akten werden vom Regierungsrat in einem separaten Projekt (ELVER NW: Elektronische Verwaltung Nidwalden) an die Hand genommen. Die Gemeinden erhalten im Rahmen dieses Projekts die Möglichkeit, eine einheitliche Geschäftsverwaltungssoftware einzuführen. Wenn darüber hinaus ein breites Bedürfnis nach einer einheitlichen Archivsoftware besteht, kann das Staatsarchiv im selben Projekt tätig werden. Das Archivierungsgesetz ist bewusst technologie-neutral formuliert, es muss sowohl auf elektronische wie auch auf Papierdokumente anwendbar sein – nicht zuletzt, weil es mit historischen Beständen, mit Archivdepots und mit Sammlungen auch herkömmliches Papier-Archivgut umfasst.

Gemäß dem neuen Archivierungsgesetz sind die Organe verpflichtet, sämtliche Akten nach einer bestimmten Zeit der Aufbewahrung in den eigenen Zwischenablagen dem für sie zuständigen Archiv anzubieten. Im überarbeiteten Entwurf berücksichtigt die Regierung die Bedenken von selbständigen öffentlich-rechtlichen kantonalen Anstalten des Kantons gegenüber dieser Regelung. Bankkundendaten der NKB und kommerziell sensible Akten der selbständigen kantonalen öffentlich-rechtlichen Anstalten sollen von der Anbietepflicht an die Archive ausgenommen werden.

Das neue Archivierungsgesetz löst die kantonale Archivverordnung für den Kanton aus dem Jahre 1975 ab. Diese vermag den Anforderungen an moderne Archive in keiner Weise mehr zu genügen. Da Aktenführung und Archivierung untrennbar mit dem Datenschutz zusammenhängen, ist der Datenschutz im Archivbereich als logische Fortsetzung des kantonalen Datenschutzgesetzes zu regeln. Die zuhanden des Landrates verabschiedete Vorlage orientiert sich am Bundesgesetz über die Archivierung und an neueren kantonalen Erlassen, nimmt jedoch Rücksicht auf die Nidwaldner Besonderheiten. Sie beinhaltet die drei Kernbereiche Aktenführung, Archivierung sowie Benutzung des Archivguts. Die formellen und inhaltlichen Zielen ergeben sich einerseits aus der in den letzten Jahrzehnten gelebten Archivpraxis in Nidwalden und andererseits aus den in anderen Kantonen gesammelten Erfahrungen:

– Nur grundlegende Bestimmungen werden aufgenommen. Was infolge der Weiterentwicklung – insbesondere der technischen Rahmenbedingungen – leicht zu ändern sein muss, soll in einer Vollzugsverordnung geregelt werden.
– Das Archivierungsgesetz ist formell dem Datenschutzgesetz gleichgestellt. Es führt den Datenschutz im Archivbereich fort und benützt die gleichen Begriffe.
– Die Vorlage umfasst die gesamte «Lebensspanne» von Akten von ihrer Herstellung bis zu ihrer dauerhaften Archivierung bzw. Vernichtung. Da die Aktenführung eine Voraussetzung für eine reibungslose Archivierung ist, werden beide Gebiete im gleichen Gesetz geregelt.
– Aktenführung und Archivierung werden für den gesamten Kanton einheitlich geregelt. Die kleinräumigen Verhältnisse rechtfertigen analog zum Datenschutzgesetz separate Regeln auf Gemeindeebene nicht. Dagegen lassen sich im Vollzug mit einer einheitlichen Regelung Synergieeffekte erzielen. Vorhersehbarkeit und Aussagekraft der archivischen Überlieferung steigen.
– Das Staatsarchiv ist die zentrale Kompetenzstelle für Aktenführung und Archivierung im Kanton. Es berät die Organe und unterstützt die anderen Archive. In diesem Rahmen bleibt die Autonomie der Gemeinden sowie der kantonalen und kommunalen selbständigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten gewahrt.

Kontakt:
Kanton Nidwalden
Staatskanzlei
Dorfplatz 2
CH-6371 Stans
Telefon: 041 / 618 79 02
Fax: 041 / 618 79 11
staatskanzlei@nw.ch
www.nidwalden.ch

Staatsarchiv Nidwalden
Stansstaderstrasse 54
CH-6371 Stans 
Telefon: 041 618 51 51 
Telefax: 041 618 51 55 
staatsarchiv@nw.ch 
www.staatsarchiv.nw.ch

Quelle: Kanton Nidwalden, Medieninformation, 26.8.2008

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