Prof. Dr. Karin Schwarz von der Fachhochschule Potsdam überreichte am 13. März 2012 eine Studie zur Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Benutzerfreundlichkeit im Politischen Archiv des Auswärtigen Amtes. Im Fachbereich Informationswissenschaften an der FH Potsdam ist das Politische Archiv einer unabhängigen, eingehenden archivfachlichen Studie unterzogen worden.
Im Vordergrund stand das transparente und nachvollziehbare Handeln im Politischen Archiv in Bezug auf die rechtmäßige, freie und gleiche Benutzung von Archivalien des Politischen Archivs. Geprüft wurde damit eine der Grundvoraussetzungen der demokratischen Funktion von Archiven. Diese wird in der Regel durch die strikte Trennung von Archiv und Verwaltung, die Unterlagen produziert und dem Archiv zur Übernahme ausnahmslos anbietet, zum Ausdruck gebracht. Das Politische Archiv stellt aufgrund seiner Einbindung in das Auswärtige Amt als Ressortarchiv eine deutsche, nicht aber europäische Besonderheit dar.
Für die Studie unter Leitung von Prof. Dr. Karin Schwarz wurde eine umfangreiche Benutzerumfrage unter in- und ausländischen Benutzern durchgeführt. Carolin Baumann, Claudia Busse und Annika Manegold (Absolventinnen des Bachelor-Studiengangs Archivwissenschaft) führten die Untersuchungen durch. Ihnen stand auch der Schriftverkehr des Politischen Archivs der letzten Jahre in vollem Umfang zur Verfügung. Diese Unterlagen spiegeln die Arbeitsweise des Archivs wider. Zudem sind sämtliche Mitarbeiter des Politischen Archivs befragt und Arbeitsprozesse in den Bereichen der Bewertung, Erschließung und Benutzung begutachtet worden.
Die Evaluierung ergab, dass das Politische Archiv stets die Zugänglichkeit der Archivalien – soweit dies im rechtlichen Rahmen möglich ist – mit einer qualitätsvollen Anfragenbearbeitung und Lesesaalberatung unterstützt. Auch jüngere Archivalien sind ab der Übernahme ins Archiv über Findmittel im Lesesaal recherchierbar. Das Projektteam hat keinerlei Hinweise oder Vermutungen, dass der transparente und demokratische Zugang zu Archivalien durch interne Weisungen beschränkt wird. Das Politische Archiv fördert die Benutzung in vorbildlichem Maße und wird in dieser Tätigkeit nicht behindert, externe Nutzung auch nicht verhindert oder absichtlich zeitlich verzögert.
Eine unter 1.266 externen Benutzern durchgeführte Online-Umfrage (zu den Ergebnissen der Benutzerumfrage hier) erbrachte ein sehr positives Bild des Politischen Archivs unter den deutschen und ausländischen (41% in 2011) Benutzern. Den Großteil bilden postgraduale Wissenschaftler, die die Bestände des Alten Amts nutzen. Eine Kollision zwischen den internen Interessen des Auswärtigen Amts und den externen Benutzerinteressen wird laut Benutzerumfrage nicht wahrgenommen. Dies bestätigt die Ergebnisse des Projektteams zum rechtmäßig gleichen Zugang zu Archivalien. Verbesserungsbedarf sahen die Benutzer nicht in den grundsätzlichen Aspekten des Archivzugangs, sondern in der Art und Weise.
Die Empfehlungen des Projektteams an das Politische Archiv betreffen u.a. die Bereitstellung und Übersichtlichkeit von Findmitteln, um eine selbständige Recherchierbarkeit zu fördern. Hier wird eine Revision hinsichtlich Vollständigkeit und Einheitlichkeit, Verstehbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Findmittel befürwortet. Die Bereitstellung einer Online-Beständeübersicht wird vom Politischen Archiv bereits vorbereitet, der Weg hin zu Online-Findbüchern von einzelnen Beständen wird im Projektbericht detailliert vorgeschlagen. Weitere Empfehlungen betreffen die Nachvollziehbarkeit archivischer Arbeitsprozesse bei der Bewertung von Unterlagen sowie eine strategische Planung bei der Erschließung.
Die allgemeine Zufriedenheit der Benutzer mit dem Politischen Archiv lässt sich nach dem Umzug in den neuen, modernen Lesesaal sowie der Bereitstellung von Online-Findmitteln und der Verbesserung der Findmittel steigern. In den kommenden Jahren wird mit einem Zuwachs an Aufgaben im Bereich der digitalen Archivierung und Bereitstellung zu rechnen sein, die ausreichend Ressourcen für den mittlerweile üblichen digitalen Zugang zu Archivalienreproduktionen benötigen werden.
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Kontakt:
Prof. Dr. Karin Schwarz
schwarz@fh-potsdam.de
Quelle: FHP, 13.3.2012