Anforderungen an die Aussonderung von E-Akten

Rückblick auf das Informationsforum 2019 des Bundesarchivs in Koblenz und Berlin

Nach welchen Vorgaben sind elektronische Akten zu führen? Welche Metadaten werden benötigt? Wie können elektronische Akten ausgesondert werden und welche Anforderungen gelten? Diesen Fragen war das 14. Informationsforum des Bundesarchivs gewidmet. Es fand unter der Überschrift „Alles gut vorbereitet? – Anforderungen an die Aussonderung von E-Akten“ am 13. Februar 2019 in Koblenz und am 20. Februar 2019 in Berlin statt. Das Bundesarchiv liefert einen Tagungsbericht und die Präsentationen der Tagung auf seiner Webseite:

Im Mittelpunkt des Informationsforums des Bundesarchivs für die Bundesverwaltung standen die speziellen Anforderungen an die Aussonderung elektronischer Akten an das Bundesarchiv. In den beiden Veranstaltungen begrüßte die Abteilungspräsidentin der Abteilung B (Bundesrepublik Deutschland) des Bundesarchivs, Frau Martin-Weber, insgesamt mehr als 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Stellen und Einrichtungen des Bundes.

Abb.: Eröffnung des Informationsforums in Berlin durch Abteilungspräsidentin Frau Martin-Weber, 20. Februar 2019 (Quelle: Bundesarchiv / Körner, Christian)

Anforderungen an die elektronische Schriftgutverwaltung
Den Auftakt machten zwei anregende Grundsatzvorträge: Herr Dr. Müller, Richter am Hessischen Landessozialgericht, stellte die rechtlichen Fundamente der elektronischen Aktenführung vor. Frau Eisvogel in Koblenz bzw. Herr Kalich in Berlin (beide Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend) beschrieben die veränderte Rolle der Registratur in der Welt der elektronischen Akte.

„Der lange Weg der E-Akte“
Am Nachmittag wurde „Der lange Weg der E-Akte“ beschritten. In einem fokussierten Blick auf den gesamten Prozess der elektronischen Aussonderung beleuchteten die Vorträge unterschiedliche Aspekte: Den Beginn machte der Erfahrungsbericht von Frau Palandt (Bundesverwaltungsamt) zum Thema „Aktenplanrevision und -aktualisierung“, an den sich die Rolle von Bewertungskatalogen als Teil einer automatisierten Aussonderung anschloss. Hierzu schlug Herr Wendt (Bundesarchiv) den Bogen „Vom Aktenplan zum Bewertungskatalog“, den Herr Jacobs (Bundesarchiv) in seinem Beitrag zum Zusammenspiel von „Bewertungskatalogen in E-Akte-Systemen“ fortführte.

Daraufhin stellten zwei Vorträge zum Thema Metadaten und Dateiformate die Formierung der auszusondernden Datenpakete und ihre Herausforderungen dar. Frau Busch (Bundesarchiv) erläuterte die „Erstellung von Datenpaketen mit Hintergründen, Anforderungen, Metadaten und Verfahrensfragen“. Anhand von Praxisbeispielen beschrieb Frau Simon (Bundesarchiv) die Problemfelder und Lösungsstrategien beim Umgang mit Dateiformaten in der elektronischen Akte.

Frau Range (Bundesministerium für Finanzen) schilderte ihre Erkenntnisse bei der Erstellung eines Konzepts zur elektronischen Aktenaussonderung an das Bundesarchiv. Als potenzielle Aussonderungsmöglichkeit ging Herr Obkircher (Bundesarchiv) abschließend auf „Die manuelle Aussonderung im zwei- und vierstufigen Verfahren“ ein.

Der Prozess der Aussonderung
Nach diesem inhaltsreichen Vortragsreigen machten die Veranstaltungsteilnehmerinnen und -teilnehmer von dem Angebot rege Gebrauch, ihre Fragen und Anregungen an die Vortragenden zu richten. An beiden Veranstaltungsorten wurden innerhalb einer Plenumsrunde die angefragten Themen weiter erörtert, die sich u. a. auf die E-Akte Bund, das sich wandelnde Berufsbild des Registrators oder Aspekte rund um die Konvertierung von Dateiformaten bezogen.

Abgerundet wurde die Veranstaltung durch den Vortrag „Aussonderung über das Digitale Zwischenarchiv des Bundes (DZAB)“ von Herrn Bannert (Bundesarchiv). In seinem Beitrag stellte er die in den vorangegangenen Sektionen behandelten Themenkomplexe in den Kontext des DZAB und erläuterte dessen Funktionsweise. Dabei wurde deutlich, dass die Nutzung des DZAB, das als zentrale Lösung des Bundesarchivs für die Langzeitspeicherung allen Stellen und Einrichtungen des Bundes offensteht, mit einer Reihe von Vorteilen sowohl für die teilnehmenden Behörden als auch das Bundesarchiv verbunden ist.

Bilanz
Der abwechslungsreiche Mix aus den Erfahrungen der Justiz und der Behördenwelt gemeinsam mit den prozessorientierten Vorträgen der Mitarbeiterinnen und Mitarbei-ter des Bundesarchivs bot anschauliche und praxisnahe Einblicke in die Umstellungsprozesse, die sich für Stellen und Einrichtungen des Bundes ergeben. In diesem Sinne konnte der Moderator, Herr Dr. Christian (Bundesarchiv), für beide Veranstaltungen ein positives Fazit ziehen.

Präsentationen zum Download

Rechtliche Grundlagen, Dr. Henning Müller, Landessozialgericht Hessen (PDF, 3MB)

Die neue Rolle der Registratur, Andrea Eisvogel, BMFSFJ (PDF, 2MB)

Vom Aktenplan zum Bewertungskatalog, Gunnar Wendt, Bundesarchiv (PDF, 2MB)

Bewertungskataloge in E-Akte-Systemen, Rainer Jacobs, Bundesarchiv (PDF, 2MB)

Erstellung von Datenpaketen: Hintergründe, Anforderungen, Metadaten und Verfahren, Stefanie Busch, Bundesarchiv (PDF, 2MB)

Erstellung von Datenpaketen: Dateiformate, Heike Simon, Bundesarchiv (PDF, 2MB)

Erstellung eines Aussonderungskonzepts, Nicolle Range, BMF (PDF, 4MB)

Die manuelle Aussonderung im zwei- und vierstufigen Verfahren, Hartmut Obkircher, Bundesarchiv (PDF, 2MB)

Quelle: Bundesarchiv, Pressemeldung und Tagungsbericht, 28.3.2019

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.


  • Um AUGIAS.Net aktuell zu halten, würden wir uns auch über Ihre Mithilfe freuen: Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, wenn Sie Neuigkeiten aus dem Archivwesen haben (Nachrichten, Literatur, Links, Termine etc.).
Top