Digitale Langzeitarchivierung hält Einzug in Sankt Augustin

Nach intensiver Vorbereitung ist Sankt Augustin eine der ersten Kommunen im Rheinland, die mit der Digitalen Langzeitarchivierung in den Echtbetrieb geht. So wird zukünftig sichergestellt, dass nicht nur digitale Verwaltungsvorgänge auch nach vielen Jahren noch les- und nutzbar sind. Auch digitale Fotosammlungen, Filme oder Tonaufnahmen können so dauerhaft aufbewahrt werden.

Abb.: Stadtarchivar Michael Korn (links) und Frank Wonneberger, Leiter Fachdienst Information und Kommunikation, stellten die Digitale Langzeitarchivierung vor (Foto: Stadt Sankt Augustin).

Wer hat es nicht schon erlebt: Fotos, die sich nicht mehr anzeigen lassen, Filme, die mit der alten Festplatte verschwunden, CDs oder DVDs, die nicht mehr lesbar sind. Oft schon nach wenigen Jahren können solche Probleme auftauchen. Aufgrund der Vielzahl an Datenformaten, Datenträgern oder Ablagestrukturen ist die Digitale Langzeitarchivierung deutlich komplexer als die Archivierung von Papierunterlagen. Und auch die Menge an digitalen Daten ist erheblich größer. Städtische IT, der Fachdienst Organisation und das Stadtarchiv Sankt Augustin haben sich deshalb den vielfältigen Herausforderungen gestellt und freuen sich, dass nach rund zehn Jahren intensiver Vorarbeit nun die dauerhafte Archivierung von digitalem Akten- und Kulturgut begonnen hat.

Ralf van Grinsven, der das Projekt zuerst als IT-Leiter und dann als Leiter des Fachdienstes Organisation begleitet hat, legte besonderen Wert auf die Übernahme der Daten aus der elektronischen Akte, die seit rund zehn Jahren im Rathaus genutzt wird und die Übernahme aus den verschiedenen Fachverfahren, wie dem Rechnungswesen, Einwohnermeldeverfahren oder dem Geoinformationssystem.

Die ersten Echtdaten wurden bereits ins System eingespeist: Ausgewählt wurde als Pilotbestand die digitale Überlieferung der „Interessengemeinschaft für Müllvermeidung und Recycling“, die sich von 1986 bis 2003 lokal und regional in vielfältiger Weise sehr aktiv für den Umweltschutz engagiert hatte und deren Papierüberlieferung ebenfalls vom Stadtarchiv gesichert wird.

Eingesetzt wird die Verbundlösung DIPS.kommunal unter dem Dach des „Digitalen Archivs NRW“. Neben der reinen Datenspeicherung wird hiermit auch sichergestellt, dass die Daten immer auf aktuelle Datenträger kopiert werden. Frank Wonneberger, Leiter des Fachdienstes Information und Kommunikation ist folgendes besonders wichtig. „Veraltete Formate werden zukünftig rechtzeitig in neue Formate überführt und nicht zuletzt werden die Daten aus Gründen der Datensicherheit an geographisch verteilten Standorten gespeichert. Metadaten-, Datensicherungs- und Zugriffskonzepte ergänzen das System.“

Der praktische Systemzugang erfolgt über die IT der Stadt Köln. Bei der Einführung wurde die Stadt Sankt Augustin von deren Mitarbeitenden sowie dem Archiv- und Fortbildungszentrum Brauweiler des Landschaftsverbands Rheinland beraten und betreut.

Stadtarchivar Michael Korn zeigt sich erleichtert: „So kann das Stadtarchiv nicht nur die analogen Teile der historisch relevanten Überlieferung, sondern eben auch die digitalen Daten als Teil des kulturellen Erbes der Stadt, aber auch von Sankt Augustiner Vereinen, Firmen oder Privatpersonen für die Gegenwart und Zukunft dauerhaft sichern.“

Kontakt:
Stadtarchiv Sankt Augustin
Rathaus, Markt 1
53757 Sankt Augustin
Tel.: 02241/243-331
Fax: 02241/243-77508
stadtarchiv@sankt-augustin.de
www.sankt-augustin.de/stadtarchiv

Quelle: Stadt Sankt August, Pressemitteilung, 3.9.2020

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