Elektronisches Terminbuchungssystem für Lesesaalplätze im Bundesarchiv

Arbeitsplätze für die Nutzung von Archivgut des Bundes an den Dienstorten Berlin-Lichterfelde und Koblenz des Bundesarchivs können jetzt online gebucht und storniert werden.

Abb.: Bundesarchiv Koblenz.- Ein Mitarbeiter bei der Erläuterung und Aushändigung eines Benutzungsantrages an einen Benutzer (Quelle: BArch, B 198 Bild-2017-0220-032 / Nobel, Jürgen)

Ab Januar 2021 erfolgt die Reservierung und Stornierung von Terminen an den Bundesarchiv-Dienstorten Berlin-Lichterfelde und Koblenz standardmäßig über ein elektronisches Buchungssystem. Für Berlin-Lichterfelde wird die Buchung über die Mailadresse be1@bundesarchiv.de gleichzeitig eingestellt. Freiburg folgt in Kürze.

Freie Termine sind in der Kalenderansicht fett markiert. Sollte man keine fett markierten Tage in einem Monat finden, so handelt es sich nicht um einen technischen Fehler. Da infolge der gebotenen Abstandsregeln nur ein Teil der Arbeitsplätze zur Verfügung steht, sind insbesondere an den Standorten Berlin-Lichterfelde und Freiburg sehr viele Termine des Jahres 2021 bereits vergeben. Bei Stornierungen werden die entsprechenden Termine freigegeben und sind neu buchbar.

Im Online-Buchungsformular wird man gebeten, eine von drei Bedingungen als zutreffend auszuwählen. Sollte keine der Bedingungen zutreffen, so rät das Bundesarchiv von einer Terminbuchung dringend ab, da in diesem Fall keine Unterlagen vorgelegt werden können und die Anreise vergeblich wäre. Stattdessen sollte man sich zunächst mit einer Anfrage an eine der auf der Bundesarchiv-Seite unter „Kontakt“ angegebenen Maildressen wenden.

Folgende organisatorischen Voraussetzungen sind für die Buchung unbedingt zu beachten:

  1. Das elektronische Buchungssystem dient der reinen Terminvergabe. Die Reservierung eines Lesesaalplatzes steht somit am Ende einer inhaltlichen Vorbereitung Ihres Benutzungsvorhabens.
  2. Damit man an seinem Besuchstag Unterlagen nutzen kann, müssen die Vorbereitungen durch das für das gesuchte Thema zuständige Fachreferat abgeschlossen sein. Sollte das aktuelle Benutzungsthema noch nicht genehmigt worden sein, so ist vor der Terminreservierung eine Nachricht an die für den Nutzungsort einschlägige E-Mail-Adresse zu richten („Kontakt“). Das Thema sollte dabei möglichst konkret beschrieben werden; idealerweise sollte der vollständig ausgefüllte und unterschriebene Benutzungsantrag sowie die Kopie eines amtlichen Ausweisdokuments angefügt sein. Man erhält dann vom zuständigen Fachreferat Antwort, was allerdings einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Ein ausreichender zeitlicher Vorlauf ist daher einzuplanen.
  3. Durch die Fachreferate werden nicht automatisch Aktenbestellungen für die Benutzer durchgeführt. Im Normalfall sollte die Bestellung von Unterlagen durch den Benutzer selbst über das Recherche- und Bestellsystem „invenio“ erfolgen, wobei wir eine Vormerkung der gewünschten Unterlagen 14 Tage vor dem Besuchstermin empfehlen. Sollte es bei der Bestellung über invenio zu Schwierigkeiten kommen, sollte man sich per E-Mail an den Kontakt am jeweiligen Dienstort wenden.
  4. Eine kurzfristige Terminbuchung ist nur dann sinnvoll, wenn man bereits über ein genehmigtes Benutzungsthema verfügt und ausreichend Zeit für die eigenständige Bestellung von Unterlagen bleibt.

Die Wartezeit auf einen freien Lesesaalplatz kann mehrere Monate betragen. Durch eine möglichst frühzeitige Stornierung nicht mehr benötigter Termine können in diesen problematischen Zeiten im Bundesarchiv Plätze für so viele Interessenten wie möglich zugänglich bleiben.

Zum elektronischen Buchungssystem gelangt man über die Seite Archivbesuch vor Ort.

Kontakt:
Bundesarchiv

Akten Berlin-Lichterfelde
Serviceteam Berlin-Lichterfelde
030 18 7770 420
berlin@bundesarchiv.de

Akten Freiburg
Serviceteam Abteilung Militärarchiv
0761 47817 864
militaerarchiv@bundesarchiv.de

Akten Koblenz
Serviceteam Abteilung Bundesrepublik Deutschland
0261 505 383
b-benutzung@bundesarchiv.de

Quelle: Bundesarchiv Koblenz, Aktuelle Meldungen, 13.1.2021

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