IIR-Konferenz zur Digitalen Archivierung

Die IIR Deutschland GmbH plant für den 21. und 22. Januar 2004 in Bonn eine Konferenz zur Digitalen Archivierung, auf der Vertreter aus der Wirtschaft sowie aus der Öffentlichen Verwaltung und hier auch Archivare refererieren werden.

Das Praxisforum beschäftigt sich damit,

  • welche Softwarelösungen am Markt angeboten werden und was der aktuelle Stand der Technik ist
  • welche Lösungen es für die Langzeitarchivierung gibt
  • welche funktionalen, rechtlichen und wirtschaftlichen Aspekte der digitalen Archivierung zu Grunde liegen und wie man sie effektiv nutzt
  • welchen Stand das DOMEA-Organisationskonzept bzw. der DOMEA-Anforderungs- und Zertifizierungskatalog der KBSt hat
  • wie man Workflow-Systeme zur Optimierung der digitalen Archivierung einsetzt
  • was der aktuelle Stand der elektronischen Signatur ist und welche Auswirkungen dieser auf die digitale Archivierung hat
  • wie man Dokumentenmanagementsysteme für eine effektive digitale Archivierung nutzt
  • wie man die digitale Archivierung erfolgreich implementiert und weiterentwickelt

Programm:

Erster Praxistag

Vorsitz: Richard Stelzer, IuK-Referent, Bayerischer Städtetag, München

9.00 Empfang bei Kaffee und Tee und Ausgabe der Tagungsunterlagen

9.30 Begrüßung und Eröffnung des Praxisforums durch den Vorsitzenden

Wandel in der Archivierung – vom historischen zum digitalen Archiv

9.45
Vom analogen zum hybriden öffentlichen Archiv – Digitale Archivierung in der Verwaltung und im Parlamentsarchiv des Deutschen Bundestages

Funktionale, rechtliche und wirtschaftliche Aspekte der digitalen Archivierung in der öffentlichen Verwaltung
– Rechtsgrundlagen, digitale Archivierung als Pflichtaufgabe
– Unterlagenkategorien
– Archivarische Grundsätze, öffentliche Archive als (künftig) hybride Archive
– Funktionale und organisatorische Rahmenbedingungen
– Wirtschaftliche Gesichtspunkte
Lösungsansätze und Erfahrungen
– Projekt „Digitaler Bilderdienst/Bildarchiv“ in der Bundestagsverwaltung
– Projekt „DokMa – Dokumentenmangement in der Bundestagsverwaltung“
– weitere Initiativen des Parlamentsarchivs
– Exkurs: Stand der digitalen Archivierung in öffentlichen Archiven Deutschlands
Chancen und Risiken
– Rationalisierungspotentiale
– Etablierung eines Workflows von der Entstehung und aktiven Nutzung über die Aussonderung bis hin zur Archivierung und erneuten Bereitstellung oder Vernichtung
– Archive als Baustein im Wissensmanagement
– Erwartungen externer Nutzer an moderne Archive und deren Erfüllung als Dienstleistung der öffentlichen Verwaltung
– Neue Anforderungen, veränderte Strukturen und Kooperationsformen
– Personelle und technische Investitionen
Angela Ullmann,  Mitarbeiterin im Parlamentsarchiv des deutschen Bundestages, Berlin
Optimale Softwareunterstützung für die digitale Archivierung

10.45
Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung

Der lange Weg zum rechtskräftigen elektronischen Dokument
Definitionen: Was sind die Unterschiede zwischen elektronischem Records-, Content- und Archivmanagement
Ein Überblick: Records Management und Archivierung im Licht internationaler Standards und Normen
Herausforderung Langzeitspeicherung: Architektur, Formate, Medien und Migration
Leistungs- und Funktionsumfang: Was kann man heute von Produkten erwarten
Ausblick: Die Bewahrung des Gedächtnisses des Informationszeitalters
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer, PROJECT CONSULT, Hamburg
12.00 Gemeinsames Mittagessen

13.00
Digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung:

Einsatz und Nutzen des Web InformationManagers
Praxisbeispiele aus Kommunalverwaltungen sowie Lehr- und
Forschungseinrichtungen
Geert-Christoph Gabriel, Projektmanagement, MACH AG
Zwei detaillierte Praxisberichte über Erfahrungen mit der Implementierung der digitalen Archivierung

Folgende Fragestellungen werden in den Praxisberichten beantwortet:

Was ist Digitale Archivierung?- Definitionen
Welche rechtlichen Gesichtspunkte müssen beachtet werden?
Welche konzeptionellen und organisatorischen Vorüberlegungen sind bei der Einführung eines digitalen Archivierungssystems notwendig?
Welche Systeme und Tools werden genutzt?
Wie erfolgt die Umsetzung der digitalen Archivierung?
Welche Einsparpotentiale werden erzielt?
Welche Fehler bei der Implementierung können vermieden werden?
Vorteile der digitalen Akte an praktischen Beispielen
Lifecicle-Problematik

13.45
Langzeitspeicherung und Archivierung digitaler Unterlagen in der niedersächsichen Landesverwaltung
Dr. Bernd Kappelhoff, Ltr. der Niedersächsichen Staatsarchivverwaltung, Niedersächsische Staatskanzlei, Hannover und
Wolfgang Farnbacher, Technologieberater, Informatikzentrum Niedersachsen (IZN), Hannover

15.15 Kaffeepause

15.45
Digitale Verfahrensakte im Finanzgericht Hamburg aus Sicht der Praxis
Jutta Drühmel, Leiterin der EDV-Abteilung, Finanzgericht Hamburg

17.15
Podiums- und Plenumsdiskussion:
Chancen und Risiken der digitalen Archivierung in der öffentlichen Verwaltung

18.00 Ende des ersten Tages des Praxisforums

Zweiter Praxistag

9.00 Begrüßung durch den Vorsitzenden

Stand des DOMEA-Konzeptes und vereinfachte Ausschreibung für die öffentliche Verwaltung

9.15
Das DOMEA-Konzept der KBSt: Stand der Fortschreibung/Weiterentwicklung des DOMEA-Organisationskonzeptes und des DOMEA-Anforderungs-/Zertifizierungs- Katalogs

Stand des DOMEA-Konzeptes
Zertifizierung auf Basis des DOMEA-Anforderungskatalogs
Vereinfachte Ausschreibung durch das DOMEA-Konzept
Hellmut Hoppe, Referent, Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für IT in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt), Bonn

10.15 Kaffeepause

Instrumente und Systeme zur Optimierung der digitalen Archivierung

10.45
Der Einsatz der elektronischen Signatur bei der digitalen Archivierung

Wie ist der rechtliche Rahmen bei der elektronischen Signatur?
Wie funktioniert die elektronische Signatur?
Wie ist der aktuelle Stand bei der Einführung der elektronischen Signatur?
Welche Probleme müssen noch gelöst werden?
Wie kann die elektronische Signatur bei der
digitalen Archivierung eingesetzt werden?
Richard Stelzer

12.00 Gemeinsames Mittagessen

13.30
Implementierung von Workflowsystemen in der öffentlichen Verwaltung am Beispiel der Stadtverwaltung Cottbus: Implementierung von verschiedenen Datenbank-Management-Systemen

Abbildung von strukturierten Prozessen am Beispiel eines Ratsinformationssystems
Integration von Workflow-, Dokumentenmanagement-, Redaktions- Archivierungs- und Administrationssystemen
Welche Vorteile bieten umfassende Datenbank-Management-Systeme für die komplexe Umsetzung der digitalen Archivierung in der öffentlichen Verwaltung?
Gabriele Bogacz, Technologiebeauftragte, Stadtverwaltung Cottbus

15.00
Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) – Voraussetzung für eine effektive digitale Archivierung

Überlegungen und Ansatzpunkte zum Einsatz von DMS
Implementierung von DMS
Erfassung, Ablage und Verwaltung von Dokumenten mittels DMS
Welche Leistungsmerkmale muss ein DMS erbringen?
Kosten- und Nutzenanalyse
Gerd Esders, IT-Leiter, Stadtverwaltung Haren

16.30 Zusammenfassung der Ergebnisse des Praxisforums durch den Vorsitzenden

16.45 Ende des Praxisforums

Alle Informationen und Möglichkeiten zur Anmeldung gibt es auf der Homepage der IIR Deutschland.

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