Elektronische Archivierung nicht nur IT-Sache

In der Schweiz finden sich die grundlegenden gesetzlichen Vorschriften über die rechtskonforme Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern im Obligationenrecht (OR) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Seit 2002 dürfen die Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz auch elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Das damit verbundene Einsparungspotenzial scheint verheißungsvoll; Unsicherheiten bei der praktischen Umsetzung der OR- und GeBüV-Normen hindern aber noch viele Unternehmen daran, das vorhandene Papierarchiv durch ein elektronisches Archiv zu ersetzen.

Maria Winkler, geschäftsführende Partnerin der IT & Law Consulting in Zug und Luzern und Dozentin für Informatikrecht sowie Recht im Internet an der Hochschule für Wirtschaft Luzern, weist in ihrem sicherlich kontrovers zu diskutierenden Beitrag für die Online-Ausgabe der Schweizer Wochenzeitschrift für Informatik auf die rechtlichen Aspekte bei der Ablösung eines Papierarchivs durch ein elektronisches Archiv hin und formuliert Handlungsanleitungen für Unternehmen, die der Suche nach einem bestimmten Dokument "im unübersichtlichen Dschungel eines Papierarchivs" überdrüssig geworden sind: 

Für ein E-Archivierungsprojekt müsse neben der Evaluation der für das Unternehmen optimalen technischen Archivierungslösung die Frage geklärt werden, welche Dokumente auf Grund gesetzlicher Vorgaben, aus Gründen der Beweissicherung oder der internen Dokumentation in welcher Form aufzubewahren sind. Entgegen der weit verbreiteten Auffassung, dass Archivierungsprojekte als IT-Projekte auch die alleinige Aufgabe und Verantwortung der IT-Abteilung seien, liege die Identifikation der zu archivierenden Dokumente in der Verantwortung der Unternehmensführung. Ein Archivsystem könne die Unternehmensführung bei der rechtskonformen Archivierung unterstützen – ein großer Teil der Verantwortung bleibe jedoch beim Unternehmen selbst.

Die Integrität der elektronisch archivierten Dokumente müsse während der gesamten Aufbewahrungsdauer ("in der Regel 10 Jahre") sichergestellt werden. Der Gesetzgeber verlange jedoch nicht, dass diese absolut unveränderbar sind. Die GeBüV überlässt es dem Unternehmen, die entsprechenden technischen Verfahren zum Schutz der Datenintegrität (z.B. digitale Signatur und Zeitstempeldienste) selbst auszuwählen. Die archivierten Geschäftsdokumente müssen zudem während der gesamten Aufbewahrungsdauer innerhalb einer "angemessenen Frist" verfügbar sein. Abschließend weist Frau Winkler darauf hin, dass die Zuständigkeiten für die archivierten Informationen genau geregelt sein und Zugriffe aufgezeichnet und überwacht werden müssen. Zu diesem Zweck müssen die Archivdaten von den aktuellen Daten getrennt werden. Eine physische Trennung sei jedoch nicht zwingend erforderlich, es genüge, die Daten so zu kennzeichnen, dass eine entsprechende Unterscheidung möglich ist.

Quelle: Maria Winkler, Computerworld Online, 19.12.2005

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